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第八天 如何建设事业有成的部门（第2页）

再次总结，也有些人动摇了，但大多数人还是在积极想办法，而且成为这个小组的主流。

继续尝试，还是失败，但是每次他们都有进步，也越来越有信心。

连动摇者这时也变得积极起来，因为他们觉得目标可以完成，成功就在眼前！

再次尝试，很安静，只有“领导”的指挥声。

咨询师密切关注每个人，犯错的人将会被无情的被找出来，虽然他会连累整个小组，因为规则就是规则，我们无法改变。……

“成功！”咨询师高声喊道。

“好！”这个小组一下子陷入了一种成功的喜悦，有的人高兴地大叫了起来，有的人拍手表示祝贺，有的人互相握手表示鼓励，甚至有人相互拥抱，咨询师发现竟然是先前那两个互相指责的人。

这时大家不约而同的把目光集中到另外一个小组上，他们也选出了一位领导，但不同的是，他们的领导是一位副总，而且他置身事外指挥。咨询师没有言语，只是在耐心观察。

这位领导总是在发号施令，但是显然有些脱离实际，下面有人明显有不满情绪，都在小声嘀咕。

再次失败后，大家又是一片互相指责声，这次连这位领导也觉得有些地方不对，但又不知道该说什么。场面还真的有些混乱。

这时那个已做完游戏的小组好心的过来帮助他们，告诉他们要看着自己的手指，不要总关注别人，要全神贯注……

咨询师却突然宣布：“游戏结束！优胜者已经产生！”

大家“呼”的一声回到了座位，失败的小组每个人都很沮丧。

接下来，咨询师让大家讨论，为什么一个小组成功了，而另外一个小组失败了。

与游戏前的沉闷气氛相反，这次大家开始了热烈的讨论。……

这时候人力资源部经理笑了，因为他达到了他想要的效果。

2．开短会督查，使会议更富有成效

现在恐怕很少有人会承认自己喜欢参加会议。因为冗长而沉闷的会议常常会浪费你大量宝贵的时间，那么，怎样才能避免被会海所淹没呢?

芝加哥某家电器公司的老板发现在下午快下班的时候举行会议，就能够在很短的时间内结束会议并做出决定。他介绍说：“一般人都想早点回家，所以这时在会上就不多讲废话。”

随着时间的流逝，大家都把注意力越来越集中在问题的关键上。结果，上午要开3个小时的会议才能解决的问题，拿到下班前来办理，大约只需要一个小时或不到一个小时就可以解决了。

而有的总经理却推荐“站着开会”，比如某家大报社的社长就是这样。他没有一张像样的办公桌，为了和报社成员谈话，他在办公室和印刷车间到处走动。他认为如果站着开会，不需要准备会场，而且能够迅速、有效地得出结果，讲话时也不会有那种空洞无物、装模作样的长谈了。

还有一位总经理说：“我喜欢在午饭前召开有关的工作会议。因为大家的肚子都饿了，就不会为一些无聊的事来辩论以致浪费时间了，于是很自然地全力以赴进行讨论。这样不但可以迅速地进行会议，而且会议结束之后，大家还能边吃午饭边轻松地交谈。采用了这种办法，一个小时就可以结束以前要开两三个小时的会议。”

但也有一些公司的老板把自己主持的会议的时间限定在一个小时以内，他嘱咐自己的部下，一个小时到了就鸣铃。他认为：“在规定的时间内如果讨论不完某一个问题，或没有达到做出决议的地步，这就说明这个问题对于本次会议来说是过于困难了。最好进一步沟通各方面的意见，在这个基础上再作处理。”

还有人建议是否在会议室的墙壁上预先放一只挂钟来显示会议的“剩余时间”。因为每当大家抬起头看钟时，就会立刻意识到时间正在一分一秒地过去，这样也可以避免会议拖拉冗长。

有关的调查结果表明，大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。如果超过了时间，疲劳和无聊的感觉就会越来越严重，而与会者对会议的关心却越来越淡薄。

事先告诉与会者会议所限定的时间，能让参加会议的人精神上绷紧起来，从而使他们以一种认真的态度对待会议。

英国一家公司规定不经过4个步骤，就不得向会议提出某一提案。第一、要深入仔细地讨论议题；第二、研究其原因；第三、先考虑一下可能的解决对策；第四、事先准备好可行的方案。在这家公司里，这种原则不仅适用于会议，而且还适用于电话。他们解释说：“这种做法，使我们可以避免在琐事上多花时间，而且我们认为，有些事情用个别谈话的方式就能够解决了，完全没有必要再开会。”

最后，无论是请你参加的会议，还是要你自己主持的会议，如果让代理人出席了，就可节约你自己的时间。代理人可把会议的内容记在笔记本上，然后向你汇报。

但也时常有这种情况，你不必从会议开始到结束一直出席会议，可以让代理人出席会议的开幕式，或者也可能在会议开始时，自己到会场坐一坐，说明情况，然后再让代理人出席，以保持会议的平衡。

会议如果真的是太多了，则会占去大量的时间。如果没有这些会议，你就会有时间去处理更多真正有意义的工作。可是，有些会议又是必不可少的，那么，怎么才能使会议更富有成效呢?

第一，开会前。能取消的会议就取消。有些会议是可以不用召开的，因此在筹备会议之前应先探寻取代会议的可行途径，诸如：

1能由适当的人员有效地解决的问题（或制定的决策），则归由该适当人员解决之（或制定之）。这样。将可免除会议之召开。

2以电话协商取代会议。

3将预定中的会议延期举行，并尝试将该预定会议的议程并入下一次会议的议程之中。

4偶尔取消一、两次会议，以观察该类会议的需要程度。

5委派代表主持会议。这样，一来可节省自己的时间，二来可增进该代表的人际接触面及主持会议的经验。

为避免会议过分冗长，如有可能则将会议安排在午餐前、另一会议或活动之前、或是下班之前举行。

召开会议之前必须先确立清晰的目标。若无清晰的目标，则不应开会，因为目标是会议的指南。