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第10章 谈判文案（第6页）

2．遇到重要事件要及时通报公司。各组如果遇到重要事件，又无法做出决策时，要及时通报公司相关人员。

三、责任分工

1．接待部办公室工作职责

（1）负责协调各组工作人员外出需要的车辆、物资，同时，还要负责为各组工作人员提供食物和住宿，以及各方面的总协调。

（2）负责汇总嘉宾名单，以及嘉宾的形成信息，包括何时出发、何时抵达、是否有翻译需求等，并将这些信息下发到各个工作组。

（3）负责掌握一些重要嘉宾、随行人员的食宿以及车辆分配的信息。

（4）负责落实嘉宾的用餐时间和地点，并提前通知相关负责人，督促其提前预订酒店。

（5）负责为嘉宾以及工作人员发放各种证件，此外还要为重要嘉宾准备礼品。

（6）定时对各小组的工作进行检查，一是为了督促大家工作，二是为了避免出现一些疏漏。

2．嘉宾联络组工作职责

（1）负责获取参会嘉宾的形成，包括往返日期、车次或者航班号、住宿需求等信息，并将这些信息汇总，送报接待办公室，方便接待办公室统一安排。

（2）负责汇总重要嘉宾行程，并针对每一位嘉宾安排一位接待员，专门为其提供服务和引导。

3．酒店服务组工作职责

（1）负责引导嘉宾报到和入住等有关事宜。对一些重要嘉宾要格外注意，需要提前通知接待办公室为其领取房卡，并配合专门接待员做好服务重要嘉宾的工作。

（2）遵循接待办公室的统一安排，组织全体小组成员参加培训，并按照实际工作进行演练，尽快熟悉酒店环境以及掌握与嘉宾相关的信息。

（3）负责统计嘉宾抵达酒店的时间以及其他需求，进行汇总提交到接待办公室，接待办公室给出解决方案之后，要立即执行。此外，还要及时处理好嘉宾在酒店遇到的突发情况，并及时汇报给接待办公室。

4．机场、车站服务组工作职责

（1）负责掌握嘉宾航班、车次信息，并提前通知接待办公室和酒店服务组。

（2）负责完成嘉宾的接机、接站工作，并确保嘉宾的安全。

（3）及时完成接待部交代的其他工作任务。

5．宴会服务组工作职责

（1）负责提前与酒店进行对接，完成场地的预定工作，并完成宴会现场的各项准备，包括确定菜单、座次安排、餐具的选用等工作。

（2）负责与公安部、卫生部等部门进行对接，做好各方面的保障工作。

（3）负责提前安排好重要嘉宾的座位，并通知重要嘉宾接待员，到时让其负责引导重要嘉宾的出席。

6．重要嘉宾组工作职责

（1）根据接待部提供的重要嘉宾信息，制定一套完整的接待方案，包括接机、接站、住宿安排、用餐、翻译需求等。重要嘉宾不论哪方面都应该有优先权。所以，当重要嘉宾组工作人员遇到工作困难时，其他工作组要能及时协助。

（2）负责收集重要嘉宾的信息，包括对方的爱好、习惯。

（3）如果重要嘉宾提出一些特殊需求，应极力去满足。

（4）提前与重要嘉宾接待员联系，共同完成重要嘉宾的接待工作。

7．应急机动组工作职责

负责完成其他工作组遗漏或者未进行明确分工的工作，并处理一些突发情况。

>>写作要点

1．保证接待安全。在接待来宾过程中，最重要的是安全问题。因此，在选派接待人员时，一定要选择成熟稳重的人来担任。此外，为了保证万无一失，在接待来宾之前，还应该对接待车辆进行检查、保养，排除安全隐患。

2．注意接待相关礼仪。接待人员外出接待，代表的是公司的形象。所以，在制定接待文案时，应该对接待人员在礼仪方面提出一定要求。首先，接待人员应该身着统一西装，面、手、衣履要洁净，迎接来宾时要面带笑容，主动帮来宾提贵重行李。

其次，在握手时，一般是主方、身份等级高或年龄较大的人先伸手。握手的正确姿态应该是，距离对方约一步的距离，正面朝向对方，上身稍微向前倾，双目注视对方，微笑伸手。说话时应该略带微笑，保持谦虚，称呼要得体。

第三，为他人介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况”的原则，在他人介绍前，先要确定双方的地位尊卑，然后先介绍位卑者，再介绍尊者。

最后，宴请时，要尊重来宾的饮食习惯和饮食爱好，以本国礼仪为主，尊重来宾风俗，避免铺张浪费，以免给来宾留下不良的印象。