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第十二章 高效能人士经常跟时间赛跑（第5页）

将不用的资料丢掉；将资料转交给别人去做；重要的事情一定要马上去做；有使用价值且重要者才归档，根据统计约80％～90％的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以每隔一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

有毅力、耐心地持续工作，直到完成；做完工作，给自己适度的报酬与奖励；善于利用内在及外在的巅峰时刻；内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30％以上；善加规划能减轻压力；不要制造借口，要妥善制订计划并将工作完成。

当在工作上和时间上愈来愈有绩效时，你可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括下列几个方面。

多重的工作计划：若您越能做多重的工作计划，即代表您的能力越强；

规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织；

任何事情一定要设定一个期限来完成它；

列出完整的工作清单；

判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；

多重工作计划的管理可依循序法或并行法进行；

指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；

当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否依照自己的理想去做；

凡是可能出错的都会出错；

每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；

不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；

不论您估算多少的开销，计划花费都会超出预算；

您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须简化工作流程；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

尽量不要浪费时间：一般人在接电话后习惯聊天一阵子，这样很浪费时间；不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束。

应克服下列行为或习惯：拖延；犹豫不决；过度承诺；组织能力不佳；缺乏目标；缺乏优先等级；缺乏完成期限；授权能力不佳；权力或责任界定不清；缺乏所需资源。

学会把工作重点拟出来，然后作出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。

管住了时间就管住了一切

俗话说“一寸光阴一寸金”，做一个善于管理时间的人，不仅你的事业充满了发展的机遇，而且，你的人生也充满快乐。

对时间情有独钟的比尔·盖茨，在和友人的一次交谈中说：一个不懂得如何去经营时间的商人，那他就会面临被淘汰出局的危险。而如果你管住了时间，那么就意味着你管住了一切，管住了自己的未来。

如果你开车去一个不熟悉的地方，会不会先不问路或不带地图?时间管理专家认为，每次花少许时间去预先计划，收效将会十分显著。事先花10分钟筹划，事中就不必花一个钟头去想该做些什么事。

赫德莉克在他所著的《生活安排五日通》一书里说：“不要把所有活动都记在脑袋里，应把要做的事写下来，让脑子做更有创意的事情。”

相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。

善于经营的比尔·盖茨指出，为时间做预算、做规划，是管理时间的重要战略，是时间运筹的第一步。成功目标是管理时间的先导和根据。你应以明确的目标为轴心，对自己的一生做出规划并排出完成目标的期限。

比尔·盖茨说：只有做好充分准备，才是快速完成工作的保障。

如果你要想成为一个企业管理的行家，你得大致计划一下，突破一门课程需花多长时间。什么时候进入管理实践，向内行学习。你若以搞发明创造为目标，就得在学习科学理论、向他人求教、动手制作、实验等几个领域分配好时间和精力。

立计划，也包括对“预算”的检查督促。你要经常检查实现某一短期目标，是否如期完成，可以记工作日志，或将完成每件事花费的时间记录下来。

有的人，工作起来似乎一天到晚都很忙，并且常常加班，为何非得加班不可呢?多半是由于工作管理拙劣所致，避免加班的关键在于行程表的拟订。总的来说，拟订周期行程表是件非常重要的事。

我们可以尝试拟订行程表，让自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情得以一目了然。

由于自己的工作并非完全孤立，所以必须将它定性在所属部门的课题、公司整体的课题乃至各界的动向上，方才能够加以掌握管理。

只要尝试拟订行程表，原本凌乱不堪的各种预定计划，就会显得条理井然起来。

人们之所以工作忙得不可开交，追究其原因是由于老在工作即将截止之前，赶紧手忙脚乱从事加班熬夜之故。这种做法，经常导致工作水平下降。

如果能够拟订行程表，设定进修时间、休闲时间、与家人沟通的时间，自己和家人都将因此取得默契、步调一致。此外，通过与家人的沟通了解，不但得以减轻日常生活的紧张压力，而且能够涌现新的活力。